•    Jedes Vorstandsmitglied erhält eine Mappe, in der die verlesenen und genehmigten Protokolle eingeheftet und gesammelt werden.

•    Für die Vervielfältigung und sofortige Verteilung ist der Schriftführer zuständig, der das Protokoll geschrieben hat.

•    Mit Beendigung der Vorstandsarbeit muß die Mappe wieder abgegeben und an den Amtsnachfolger weitergereicht werden.

•    Der 1. Vorsitzende bekommt die Original-Protokolle

•    Die Mappen müssen datensicher aufbewahrt werden.